Proforma Fatura Nedir, Nasıl Hazırlanır? Örnek ve Şablon
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya sunulan, satışın koşullarını gösteren ön belgedir. Görünüşü faturaya benzer; hukuki ve mali sonucu ise tamamen farklıdır. Proforma fatura bir ödeme belgesi değildir, muhasebeleştirilmez, KDV doğurmaz ve tek başına alacak-dilekcesi/">alacak hakkı yaratmaz. İşlevi, alıcının siparişi onaylaması, bankadan transfer talimatı vermesi veya ithalat işlemlerini başlatabilmesi için gereken bilgiyi resmî bir düzende sunmaktır.
Proforma Fatura Şablonu İndir
Proforma Fatura, Ticari Fatura ve Fiyat Teklifi Farkı
| Kriter | Proforma fatura | Ticari şablonları fatura | Fiyat teklifi |
|---|---|---|---|
| Ne zaman düzenlenir | Satıştan önce | Mal/hizmet teslim edildikten sonra | Satıştan önce |
| Mali değeri | Yok — muhasebeye işlenmez | Var — kayda girer, KDV doğurur | Yok |
| Ödeme dayanağı | Bankaya talimat için kullanılır, borç doğurmaz | Ödemenin yasal dayanağıdır | Değildir |
| Bağlayıcılık | Geçerlilik süresi boyunca fiyat taahhüdü içerir | Kesin | Genellikle esnek |
| Tipik kullanım | İhracat, akreditif, avans ödemesi, ithalat izni | Her satış işlemi | Yurt içi teklif süreçleri |
En kritik ayrım
Proforma fatura üzerine “fatura” yazdığınız için ticari fatura yerine geçmez. Mal teslim edildikten sonra mutlaka gerçek fatura düzenlenmelidir. Proforma faturayı muhasebe kaydına almak, hem KDV hem gelir tablosu açısından hatalı kayıt anlamına gelir.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| “PROFORMA FATURA” ibaresi | Belgenin en üstünde açıkça yer almalı; İngilizce yazışmalarda “Proforma Invoice”. |
| Belge no ve tarih | Kendi içinde sıralı bir numara verin; sonradan yapılacak revizyonlarda “Rev.1” gibi ek kullanın. |
| Satıcı bilgileri | Unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, telefon, e-posta, banka hesap/IBAN ve SWIFT. |
| Alıcı bilgileri | Unvan, adres, ülke, vergi/ticaret sicil numarası, yetkili kişi. |
| Mal/hizmet kalemleri | Açıklama, GTİP (ihracatta), miktar, birim, birim fiyat, tutar. |
| Para birimi | Tüm tutarlarda tek para birimi; kur riskini kime ait olduğunu not olarak ekleyin. |
| Teslim şekli | Incoterms kodu ve teslim yeri (örn. FOB İzmir, CIF Hamburg). |
| Ödeme şartı | Peşin, %50 avans, vadeli, akreditif gibi koşul ve vade. |
| Menşe ve ambalaj | Malın menşe ülkesi, paket adedi, brüt/net ağırlık — ihracatta gümrük için gerekir. |
| Geçerlilik süresi | “Bu proforma 15 gün geçerlidir” gibi net bir ifade; fiyat taahhüdünüzü sınırlar. |
| Kaşe ve imza | Yetkili imzası ve firma kaşesi; taranmış PDF olarak gönderilir. |
Doldurulmuş Örnek
No: PF-2026-0184 Tarih: 11.08.2026 Geçerlilik: 15 gün
Satıcı: Örnek Makina San. Tic. Ltd. Şti. — Organize San. Böl. 3. Cad. No:12 Konya / Türkiye — V.D. Selçuk — VKN 1234567890
Alıcı: Muster GmbH — Industriestrasse 44, Hamburg / Almanya — VAT DE123456789
Kalem: Paslanmaz çelik konveyör bandı, 800 mm — GTİP 8428.33 — 12 adet × 1.450,00 EUR = 17.400,00 EUR
Teslim şekli: FOB Mersin | Ödeme: %40 avans, bakiye yükleme öncesi | Menşe: Türkiye
Ambalaj: 6 palet, brüt 2.140 kg / net 1.980 kg
Banka: …………… Bankası — IBAN TR.. …. …. …. …. …. — SWIFT ………
Proforma Fatura Ne Zaman Kullanılır?
- İhracatta: Alıcının kendi ülkesinde ithalat izni, döviz transfer başvurusu veya akreditif açtırması için ilk belge proformadır.
- Avans tahsilatında: Üretime başlamadan önce alınacak avansın dayanağı olarak alıcıya gönderilir.
- Kamu ve Kurumsal şablonları alımlarda: satın alma talebi ve bütçe onayı aşamasında, teklif dosyasına eklenmek üzere istenir.
- Numune ve bedelsiz gönderimlerde: Ticari değeri olmayan malın gümrükte beyan edilebilmesi için değer gösteren proforma düzenlenir.
Sık Yapılan Hatalar
| Hata | Sonucu |
|---|---|
| Geçerlilik süresi yazmamak | Kur veya maliyet değiştiğinde eski fiyatla bağlı kalma riski |
| Teslim şeklini (Incoterms) belirtmemek | Navlun ve sigortanın kime ait olduğu tartışmalı hâle gelir |
| GTİP kodunu boş bırakmak | Alıcının ülkesinde gümrük işlemi başlatılamaz |
| Proforma faturayı muhasebeye işlemek | Hatalı KDV ve gelir kaydı, düzeltme gerektirir |
| Banka bilgilerini eksik yazmak | Uluslararası transfer iade döner, süreç haftalarca uzar |
Sıkça Sorulan Sorular
Proforma fatura e-Fatura olarak düzenlenebilir mi?
Hayır. e-Fatura ve e-Arşiv sistemi resmî satış faturaları içindir. Proforma fatura firma antetli bir belge olarak hazırlanır ve genellikle PDF olarak e-posta ile iletilir.
Proforma faturaya KDV yazılır mı?
Yurt içi işlemlerde bilgilendirme amacıyla KDV satırı gösterilebilir, ancak bu bir vergi doğurmaz. İhracat işlemlerinde KDV satırı yazılmaz; teslim şekli ve menşe bilgisi öne çıkar.
Alıcı proforma faturaya göre ödeme yaparsa ne olur?
Ödeme geçerlidir; ancak mal veya hizmet teslim edildiğinde mutlaka ticari fatura düzenlenmeli ve muhasebe kaydı bu fatura üzerinden yapılmalıdır.
Proforma faturada değişiklik gerekirse?
Yeni bir belge düzenlenip aynı numaraya “Rev.1” eki verilir ve eski belgenin geçersiz olduğu yazıyla bildirilir. Aynı numarayı sessizce güncellemek, alıcı ile mutabakatı bozar.
Fiyat teklifi yerine proforma göndersem olur mu?
Olur ve çoğu ihracat işleminde tercih edilir; proforma, teklifin tüm ticari koşullarını (teslim, ödeme, geçerlilik) tek belgede toplar.
İçerik Genel şablonları bilgilendirme amaçlıdır. Vergi ve gümrük mevzuatı ile dış ticaret uygulamaları değişebilir; işleminize özel durumlarda mali müşavirinize veya gümrük müşavirinize danışın.