Apartman/Site Aidat Toplama ve Bütçe Çizelgesi

• Daire ve Sakin Bilgileri: Daire numarası, kat maliki/kiracı adı, iletişim bilgileri.
• Aylık Aidat Tahsilat Durumu: Her daire için aylık aidat tutarı, ödenen miktar, kalan borç/alacak.
• Gecikme Zammı Hesaplama Alanı: Aidatını zamanında ödemeyen daireler için gecikme zammı takibi.
• Genel Gider Kalemleri: Elektrik, su, yakıt, temizlik, güvenlik gibi ortak giderlerin detaylı listesi.
• Demirbaş Giderleri: Asansör bakımı, çatı onarımı, bahçe düzenlemesi gibi büyük kalemli harcamalar.
• Bütçe Planlama Alanı: Yıllık gelir ve gider tahminleri, bütçe sapmalarının izlenmesi.
• Borç-Alacak Denkleştirme: Toplam gelirler ve giderler arasındaki farkın gösterimi.
• Denetim Kurulu Notları: Denetim sürecine ilişkin gözlem ve önerilerin kaydedildiği bölüm.
• Yönetici ve Denetim Kurulu Onay Alanları: Mali tabloların resmiyet kazanması için imza bölümleri.
• Geçmiş Dönem Bakiyeleri: Önceki aylardan veya yıllardan devreden borç/alacak durumları.

1. Genel Bilgilerin Girilmesi: İlk olarak, çizelgenin üst kısmında yer alan apartman/site adı, yönetim dönemi ve sorumlu yönetici bilgilerini eksiksiz doldurun. Bu, belgenin kime ait olduğunu ve hangi dönemi kapsadığını netleştirir.
2. Daire ve Sakin Bilgilerinin Kaydı: Her bir daire için ayrı bir satır ayırarak daire numarası, kat maliki veya kiracının adı soyadı ve iletişim bilgilerini girin. Bu adım, aidat takibini kişiselleştirmek ve iletişimi kolaylaştırmak için zorunludur.
3. Aylık Aidat Tutarlarının Belirlenmesi: Genel kurul kararı ile belirlenen aylık aidat tutarını ilgili sütuna işleyin. Bu tutar, her daire için standart bir başlangıç noktası olacaktır.
4. Aylık Tahsilatların İşlenmesi: Her ay, dairelerden gelen aidat ödemelerini ödeme tarihi ve ödenen miktar ile birlikte ilgili dairenin satırına kaydedin. Kalan borç veya oluşan alacak otomatik olarak hesaplanmalıdır. Gecikme zammı uygulanacaksa, ilgili hesaplama alanını kullanarak güncel tutarı ekleyin.
5. Gider Kalemlerinin Detaylandırılması: Ortak giderler (elektrik, su, yakıt vb.) ve demirbaş giderleri (bakım, onarım vb.) için ayrı ayrı bölümler kullanarak tüm harcamaları tarih, açıklama ve tutar bilgileriyle birlikte eksiksiz işleyin. Her harcamanın belgesini (fatura, fiş) saklamak yasal zorunluluktur.
6. Yıllık Bütçe Planlaması ve Takibi: Yıl başında belirlenen tahmini gelir ve gider bütçesini ilgili alana girin. Yıl boyunca gerçekleşen harcamaları bu bütçe ile karşılaştırarak sapmaları izleyin ve gerekli revizyonları not alın.
7. Borç-Alacak Denkleştirme ve Denetim: Çizelgenin sonunda yer alan toplam gelir ve gider alanlarını doldurarak genel borç-alacak durumunu denkleştirin. Denetim kurulu, bu verileri kullanarak mali durumu gözden geçirmeli ve varsa notlarını ilgili bölüme eklemelidir.
8. Onay ve Arşivleme: Tüm veriler girildikten ve denetim tamamlandıktan sonra, yönetici ve denetim kurulu üyeleri ilgili alanları imzalayarak çizelgeyi onaylar. Onaylanan çizelge, Kat Mülkiyeti Kanunu gereği belirli bir süre saklanmak üzere arşivlenmelidir.

Apartman/Site Aidat Toplama ve Bütçe Çizelgesi, başta 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) olmak üzere ilgili mevzuat çerçevesinde yöneticilerin mali sorumluluklarını yerine getirmesi için kritik bir araçtır. KMK'nın 20. maddesi, kat maliklerinin ortak giderlere katılma yükümlülüğünü ve aidatını ödemeyenler hakkında uygulanacak gecikme tazminatı ile yasal takip süreçlerini düzenler. Yöneticinin görev ve yetkilerini belirleyen KMK Madde 35, defter tutma, gelir ve giderlerin kaydını yapma, hesap verme gibi mali şeffaflık gerektiren sorumlulukları açıkça belirtir. Ayrıca, KMK Madde 39, yöneticinin her yıl kat malikleri kuruluna hesap vermesi ve denetim kurulu tarafından denetlenmesi zorunluluğunu getirir. Bu çizelge, yöneticinin bu yasal yükümlülükleri eksiksiz yerine getirmesine olanak tanır ve olası hukuki ihtilaflarda ispat aracı olarak kullanılır. Belgelerin düzenli ve doğru tutulmaması, yöneticinin hukuki ve cezai sorumluluğuna yol açabilir.

Önemli Notlar:
• Tüm gelir ve giderler, belgelendirilmiş (fatura, makbuz vb.) olmalı ve çizelgeye eksiksiz işlenmelidir.
• Aidat borçları için KMK Madde 20'de belirtilen gecikme tazminatı oranları doğru uygulanmalıdır.
• Yıllık bütçe, kat malikleri kurulunda onaylanmalı ve çizelge bu bütçeye uygun olarak doldurulmalıdır.
• Çizelge ve ekindeki tüm mali belgeler, yasal saklama süreleri boyunca güvenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.
• Denetim kurulu, çizelgedeki bilgileri düzenli olarak kontrol etmeli ve raporlamalıdır.