Kat Malikleri Kurulu Toplantı Tutanağı

• Toplantı Tarihi, Saati ve Yeri
• Toplantı Türü (Olağan/Olağanüstü)
• Toplantı Çağrısı Bilgileri
• Toplantı Yeter Sayısı ve Mevcut Kat Malikleri Sayısı
• Hazirun Cetveli (Kat Maliklerinin Adı Soyadı, Bağımsız Bölüm No, Arsa Payı, İmzası)
• Gündem Maddeleri
• Gündem Maddeleri Hakkında Yapılan Görüşmelerin Özeti
• Alınan Kararlar ve Karar Numaraları
• Kararların Oy Birliği/Çokluğu ile Alındığı Bilgisi
• Kararların Lehte/Aleyhte Oy Dağılımı
• Toplantı Başkanlık Divanı (Başkan, Katip) Bilgileri ve İmzaları
• Denetim Kurulu Raporu (varsa)

1. **Toplantı Bilgilerini Girin:** Kat Malikleri Kurulu Toplantı Tutanağı'nın ilk adımında, toplantının yapıldığı tarih, saat ve yer bilgileri eksiksiz olarak doldurulur. Toplantının olağan mı yoksa olağanüstü mü olduğu belirtilmeli ve toplantı çağrısının nasıl yapıldığına dair kısa bilgi eklenmelidir. Bu bilgiler, tutanağın yasal geçerliliği için temel teşkil eder.
2. **Hazirun Cetvelini Oluşturun:** Toplantıya katılan tüm kat maliklerinin veya vekillerinin ad, soyad, bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve imzaları bu bölüme titizlikle kaydedilmelidir. Toplantı yeter sayısının sağlanıp sağlanmadığı bu cetvel üzerinden kontrol edilir. İmza alanı zorunludur ve katılımın resmi kanıtıdır.
3. **Gündem Maddelerini Belirtin:** Toplantı öncesinde belirlenen ve çağrıda yer alan tüm gündem maddeleri, numaralandırılarak sırasıyla tutanağa işlenir. Her bir gündem maddesi açık ve anlaşılır bir şekilde ifade edilmelidir. Gündem dışı bir konunun görüşülmesi durumunda, tüm kat maliklerinin oy birliği ile karar alınması gerektiği unutulmamalıdır.
4. **Görüşmeleri ve Kararları Kaydedin:** Her bir gündem maddesi altında yapılan görüşmelerin kısa bir özeti ve bu maddelerle ilgili olarak alınan kararlar net bir şekilde yazılır. Kararların hangi oy birliği veya oy çokluğu ile alındığı (örneğin, oy birliği, oy çokluğu, oy çokluğu ile kabul, oy çokluğu ile ret) ve lehte/aleyhte oy dağılımı (varsa) belirtilmelidir. Her karar için ayrı bir numara verilmesi, takibi kolaylaştırır.
5. **Başkanlık Divanını Belirleyin ve İmzalayın:** Toplantıyı yöneten başkan ve katip seçildikten sonra, bu kişilerin ad ve soyadları tutanağa yazılır. Toplantı sonunda, tutanak başkan ve katip tarafından imzalanarak resmiyet kazanır. Bu imzalar, tutanağın içeriğinin doğruluğunu onaylar.
6. **Ekleri ve Notları Ekleyin:** Gerekirse, denetim kurulu raporu, vekaletnameler veya diğer ilgili belgeler tutanağa ek olarak sunulabilir. Tutanağın bir sureti, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun öngördüğü şekilde, ilgili deftere yapıştırılmalı ve tüm kat maliklerinin incelemesine açık tutulmalıdır. Bu, şeffaflık ve hesap verebilirlik açısından kritik öneme sahiptir.

Kat Malikleri Kurulu Toplantı Tutanağı'nın yasal dayanağı, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'dur. Özellikle Kanun'un 29. maddesi, kat malikleri kurulunun yılda en az bir defa toplanmasını ve toplantılarda alınan kararların bir tutanakla tespit edilmesini zorunlu kılar. Bu tutanakların, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi uyarınca, noter tasdikli bir karar defterine yazılması ve başkan ile katip tarafından imzalanması gerekmektedir. Kararların geçerliliği için yeter sayının sağlanması ve Kanun'da belirtilen oranlarda oy çokluğu ile alınması esastır. Tutanağın usulüne uygun düzenlenmemesi veya eksik bilgi içermesi, alınan kararların iptaline yol açabilir ve yönetimsel anlaşmazlıklara zemin hazırlayabilir. Bu nedenle, Kat Malikleri Kurulu Toplantı Tutanağı'nın her detayıyla eksiksiz ve yasalara uygun doldurulması büyük önem taşır. Tutanağın ve karar defterinin saklama süresi, hukuki ihtilaflarda delil teşkil etmesi nedeniyle süresizdir.

Önemli Notlar

• **Yeter Sayı Kontrolü:** Toplantı yeter sayısı (genellikle arsa payı ve sayı çoğunluğu) ve karar yeter sayısı (Kanun'da belirtilen özel durumlar hariç, toplantıya katılanların salt çoğunluğu) mutlaka sağlanmalıdır. Aksi takdirde alınan kararlar geçersiz sayılabilir.
• **Gündem Dışı Karar Yasağı:** Toplantı çağrısında belirtilmeyen bir konunun gündeme alınabilmesi için tüm kat maliklerinin oy birliği ile karar alması şarttır.
• **Karar Defteri Zorunluluğu:** Alınan kararların noter tasdikli bir karar defterine işlenmesi ve bu defterin düzenli olarak tutulması yasal bir zorunluluktur.
• **Tutanak İmzaları:** Tutanağın toplantı başkanı ve katibi tarafından imzalanması, hukuki geçerliliği için olmazsa olmazdır.
• **İtiraz Süresi:** Kat Malikleri Kanunu'na göre, alınan kararlara karşı, kararın öğrenildiği tarihten itibaren bir ay içinde veya her halde karar tarihinden itibaren altı ay içinde iptal davası açılabilir.